Informace o zpracování a ochraně osobních údajů

1. Obecně

Pro naši společnost – Helioring, s.r.o., IČ 06542662, se sídlem Preslova 307/73, Pisárky, 602 00 Brno, (dále též „Helioring, s.r.o.“) – je důležitá spolupráce s našimi zákazníky a spolupracovníky, stejně jako jejich důvěra. To se týká také ochrany osobních údajů. Rádi bychom Vás proto informovali, jaké osobní údaje shromažďujeme, jak je zpracováváme a využíváme, jak je chráníme a jaká máte práva a možnosti ve vztahu ke svým osobním údajům. Dozvíte se, jak postupovat, když si své údaje chcete ověřit nebo si přejete, abychom je odstranili.

Osobní údaje shromažďujeme a zpracováváme v souladu s předpisy o ochraně osobních údajů, podle nichž jsme správcem údajů.

Tento dokument a informace k ochraně osobních údajů jsou trvale dostupné na našich internetových stránkách https://helioring.com v části „Ochrana osobních údajů“ a v sídle společnosti.

2. Shromažďování, zpracování a využívání osobních údajů

V této části popíšeme, kdy, za jakým účelem a v jakém rozsahu osobní údaje shromažďujeme a využíváme v rámci našeho fungování. Ve všech uvedených případech máte právo podat námitku, právo vznést dotaz a právo žádat více informací, jakož i další práva.

Ve společnosti Helioring, s.r.o. zpracováváme osobní údaje za těmito účely:

  • plnění zákonných povinností,
  • plnění našich smluv a povinností z nich vyplývajících,
  • ochrana našeho majetku a právních nároků,
  • zlepšování a vývoj našich služeb,
  • zasílání reklamních sdělení a nabízení našich služeb na základě oprávněného zájmu rozvoje našeho podnikání, našich produktů a služeb.

Pokud jste náš zákazník – objednatel

Pokud jste fyzickou osobou, zpracováváme vaše identifikační a kontaktní údaje a údaje o plnění smlouvy pro účely uzavření a plnění smluv s vámi jako naším zákazníkem. Tyto údaje využíváme také pro zajištění nastavení vašich služeb a produktů, evidenci našeho plnění a pro ochranu našeho majetku a možných právních nároků.

Údaje, které shromažďujeme v souvislosti s vaší osobou, mohou obsahovat vaše jméno a příjmení, datum narození Vás či Vašich blízkých, či jiné pro Vás významné datum, titul, název vaší společnosti nebo organizace, Váš kontaktní e-mail a telefon, adresu do práce nebo domů, platební údaje, regionální příslušnost.

Vaše identifikační a kontaktní údaje a údaje o využívání našich služeb také můžeme zpracovávat na základě svého oprávněného zájmu pro účely zasílání reklamních sdělení a nabízení našich služeb; nabídku můžete dostávat elektronicky (zejména e-mailem, přes sociální sítě nebo telefonicky), klasickým dopisem či osobně od vedení společnosti nebo zaměstnanců Helioring, s.r.o. Dále Vaše údaje používáme za účelem zlepšování a vývoje našich služeb, tedy z důvodu našeho oprávněného zájmu.

Pokud jste naším autorem anebo dodavatelem

V případě našich spolupracovníků – autorů a dodavatelů – zpracováváme identifikační a kontaktní údaje osob, resp. zástupců nebo zaměstnanců dodavatelů spolu s platebními údaji a informacemi o plnění. Účelem tohoto zpracování je zajištění povinností vyplývajících z právních předpisů a z našich smluv a ochrana našeho majetku a právních nároků, proto také evidujeme plnění našich smluvních vztahů.

Zpracování a uchovávání osobních údajů

Osobní údaje jsou naší společností zpracovávány v elektronické nebo tištěné podobě, a to jak manuálně, tak automatickými prostředky. Uchováváme je po dobu, která je nezbytná k účelu jejich zpracování. V případě zpracování osobních údajů z důvodů vyžadovaných právními předpisy se jedná o dobu, kterou tyto právní předpisy určují. Pokud osobní údaje zpracováváme pro účely založené na právním důvodu plnění smlouvy, nezbytná doba odpovídá době plnění této smlouvy (objednávky). Pro účely založené na právních důvodech oprávněného zájmu pak nezbytná doba činí tři roky od splnění smlouvy (objednávky) či zrušení uživatelského účtu.

Helioring, s.r.o. může zpracováním osobních údajů zákazníka, uživatele nebo partnera pověřit třetí osobu jakožto zpracovatele. Zpracovatel není oprávněn bez souhlasu Helioring, s.r.o. předat tyto údaje dalším subjektům. Společnost Helioring, s.r.o. má právo poskytnout údaje o svých uživatelích a zákaznících svým smluvním partnerům, kteří se podílejí na vzniku a zajištění produktů a služeb.

3. Zabezpečení a přístup k Vašim osobním údajům

Ochraně zabezpečení vašich osobních údajů věnujeme velkou pozornost. Pomocí celé řady zabezpečovacích technologií a postupů pomáháme chránit vaše osobní údaje před neoprávněným přístupem, použitím nebo zveřejněním. Údaje, které nám poskytnete, uchováváme na počítačových serverech s omezeným přístupem, jež se nacházejí v zabezpečených zařízeních. K údajům mají přístup pouze k tomu vedení společnosti, sjednaný účetní a příslušní zaměstnanci společnosti Helioring, s.r.o.

K určitým osobním údajům mají přístup vybraní smluvní partneři Helioring, s.r.o., neboť používáme jejich poskytování zboží a služeb k tvorbě Vašeho zboží nebo zabezpečení Vašich služeb. Tito partneři se smluvně zavázali zachovávat mlčenlivost a nepoužívat námi poskytnuté údaje k jiným než stanoveným účelům. V některých případech bude nezbytné předat Vaše dotazy či požadavky přidruženým společnostem skupiny Helioring, s.r.o. I v takových situacích bude s údaji zacházeno jako s důvěrnými. Přehled partnerů (příjemců), kteří mají (mohou mít) přístup k osobním údajům ve vztahu k našim službám a produktům, najdete po předchozí domluvě na požádání v sídle naší společnosti.

4. Vaše práva a možnosti

Právo na přístup

Zjednodušeně řečeno máte právo vědět, jaké údaje o Vás zpracováváme, za jakým účelem, po jakou dobu, kde Vaše osobní údaje získáváme, komu je předáváme, kdo je kromě nás zpracovává a jaká máte další práva související se zpracováním svých osobních údajů. To vše se můžete dozvědět v tomto dokumentu. Pokud si však nejste jistí, které osobní údaje o Vás zpracováváme, můžete nás požádat o potvrzení, zda osobní údaje, které se Vás týkají, jsou, či nejsou z naší strany zpracovávány, a pokud tomu tak je, máte právo získat k nim přístup. V rámci práva na přístup nás můžete požádat o kopii zpracovávaných osobních údajů; první kopii vám poskytneme bezplatně, další již s poplatkem.

Právo na opravu

Pokud zjistíte, že osobní údaje, které o Vás zpracováváme, jsou nepřesné nebo neúplné, máte právo na to, abychom je bez zbytečného odkladu opravili, popřípadě doplnili.

Právo na výmaz

V některých případech máte právo, abychom Vaše osobní údaje vymazali. Vaše osobní údaje bez zbytečného odkladu vymažeme, pokud je splněn některý z následujících důvodů:

  • Vaše osobní údaje již nepotřebujeme pro účely, pro které jsme je zpracovávali;
  • odvoláte souhlas se zpracováním osobních údajů a zároveň se jedná o údaje, k jejichž zpracování je Váš souhlas nezbytný, a nemáme jiný důvod, proč je potřebujeme nadále zpracovávat;
  • využijete svého práva vznést námitku proti zpracování u osobních údajů, které zpracováváme na základě našich oprávněných zájmů, a my shledáme, že již žádné takové oprávněné zájmy, které by toto zpracování opravňovaly, nemáme;
  • domníváte se, že námi prováděné zpracování osobních údajů přestalo být v souladu s obecně závaznými předpisy.

Mějte prosím na paměti, že i když půjde o jeden z vyjmenovaných důvodů, neznamená to, že všechny vaše osobní údaje ihned smažeme. Toto právo se totiž neuplatní v případě, že zpracování vašich osobních údajů je i nadále nezbytné pro splnění naší právní povinnosti nebo určení, výkon či obhajobu našich právních nároků.

Právo na omezení zpracování

V některých případech můžete kromě práva na výmaz využít právo na omezení zpracování osobních údajů. Toto právo vám umožňuje za určitých okolností požadovat, aby došlo k označení vašich osobních údajů a tyto údaje nebyly předmětem žádných dalších operací zpracování – v tomto případě však nikoliv navždy (jako je tomu u práva na výmaz), ale po omezenou dobu. Zpracování osobních údajů musíme omezit, když:

  • popíráte přesnost osobních údajů, než se dohodneme, jaké údaje jsou správné;
  • Vaše osobní údaje zpracováváme bez dostatečného právního základu (např. nad rámec toho, co zpracovávat musíme), ale vy budete před výmazem takových údajů upřednostňovat pouze jejich omezení (např. pokud očekáváte, že byste nám v budoucnu takové údaje stejně poskytli);
  • Vaše osobní údaje již nepotřebujeme pro shora uvedené účely zpracování, ale vy je požadujete pro určení, výkon nebo obhajobu svých právních nároků;
  • vznesete námitku proti zpracování; po dobu, po kterou šetříme, je-li vaše námitka oprávněná, jsme povinni zpracování vašich osobních údajů omezit.

Právo na přenositelnost

Máte právo získat od nás všechny své osobní údaje, které jste nám vy sami poskytli a které zpracováváme na základě Vašeho souhlasu a na základě plnění smlouvy. Vaše osobní údaje vám poskytneme ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu. Abychom mohli na vaši žádost údaje snadno převést, může se jednat pouze o údaje, které zpracováváme automatizovaně v našich elektronických databázích.

Právo vznést námitku proti zpracování

Máte právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů, k němuž dochází na základě našeho oprávněného zájmu.. Jde-li o marketingové aktivity, přestaneme Vaše osobní údaje zpracovávat bez dalšího. V ostatních případech tak učiníme, pokud nebudeme mít závažné oprávněné důvody k tomu, abychom v takovém zpracování pokračovali.

Právo podat stížnost

Uplatněním práv výše uvedeným způsobem není nijak dotčeno vaše právo podat stížnost u příslušného dozorového úřadu. Toto právo můžete uplatnit zejména v případě, že se domníváte, že Vaše osobní údaje zpracováváme neoprávněně nebo v rozporu s obecně závaznými právními předpisy. Stížnost proti námi prováděnému zpracování osobních údajů můžete podat u Úřadu pro ochranu osobních údajů, který sídlí na adrese Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7.

Jak lze uplatnit jednotlivá práva

Ve všech záležitostech souvisejících se zpracováním vašich osobních údajů, ať už jde o dotaz, uplatnění práva, podání stížnosti, či cokoliv jiného, se na nás můžete obracet těmito způsoby:

  • poštou na adresu sídla společnosti: Helioring, s.r.o., Preslova 307/73, Pisárky, 602 00 Brno; dopis prosím opatřete označením „zpracování osobních údajů“;
  • prostřednictvím elektronické pošty na e-mailovou adresu info@helioring.com.

Vaši žádost vyřídíme bez zbytečného odkladu, maximálně však do jednoho měsíce. Ve výjimečných případech, zejména jestliže se jedná o složitý požadavek, jsme oprávněni tuto lhůtu prodloužit o další dva měsíce. O případném prodloužení a jeho důvodu Vás samozřejmě budeme informovat.